07 passos para se manter produtivo no escritório

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Em um mundo em que as mudanças acontecem numa velocidade cada vez maior, como produzir mais com o mesmo tempo? O segredo é combinar eficiência, organização e tecnologia.

A área contábil passou por uma profunda revolução nos últimos anos, e essas mudanças tendem a se acentuar ainda mais com a globalização e a evolução tecnológica. Além disso, os profissionais contábeis, que eram vistos como meros burocratas necessários para entregar as obrigações legais, hoje são considerados grandes parceiros estratégicos das empresas que veem na contabilidade um importante gerador de informações úteis para a tomada de decisões.

Esse novo papel da contabilidade fez com que os profissionais contábeis ganhassem ainda mais destaque e importância no cenário corporativo, se tornando responsáveis pelo fornecimento de informações essenciais para a correta tomada de decisão dos empresários. Entretanto, para que essa entrega seja ainda mais satisfatória, é preciso definir estratégias para otimizar a produtividade dos escritórios contábeis, afinal de contas, entregar mais com menos é um discurso presente em todos os ramos empresariais.

Sendo assim, trabalhar a produtividade dentro dos escritórios contábeis se tornou necessário para que o escritório se mantenha competitivo no mercado em que atua.

Para que isso aconteça, vamos apresentar abaixo sete passos para aumentar a produtividade dentro do escritório contábil. Confira:

Valorize as primeiras horas do dia

Fazer o uso das primeiras horas do expediente é uma prática comum entre pessoas que são mais produtivas. Geralmente nas primeiras horas da manhã o fluxo de e-mails e telefonemas é menor, o que permite focar em atividades mais complexas e que demandem de maior atenção.

Por isso, é altamente recomendável que você utilize as primeiras horas do dia para aquelas tarefas que demandem mais tempo para serem executadas, e deixe para a tarde as tarefas mais “curtas” e que exigem um nível de concentração menor.

Atividades mais simples, como ler e responder e-mails devem ser deixadas para o fim do dia, pois exigem menos esforço e geralmente tem menos importância, tendo em vista que geralmente os assuntos mais importantes ou urgentes são discutidos com os clientes por telefone.

Estabeleça prioridades

Sim, eu sei, tudo na contabilidade é importante!

Mesmo assim, sempre existem tarefas e atividades que têm prioridades sobre as demais. Por isso é importante poder gerenciar as suas atividades conforme o seu grau de urgência. Isso facilita a tomada de decisões na hora de escolher o que precisa ser feito primeiro.

O mais importante é analisar cada tarefa e entender o que é urgente, o que é prioritário e aquilo que, apesar de importante, pode ser feito mais tarde. Talvez, nesse momento seja interessante pedir o apoio de algum colega ou chefe para organizar a ordem das tarefas.

Depois de definir essa ordem, inicie as demandas do dia!

Agende todas as atividades e defina responsáveis

O cronograma e os responsáveis são o principal meio de gestão de obrigações de um escritório contábil. É esse cronograma que estabelece o que deve ser entregue, em que data do mês, e qual o responsável por entregar cada obrigação. O principal objetivo dessa organização é assegurar que as obrigações serão entregues no prazo e evitar o atraso e, consequentemente, a sanção de uma multa para o escritório.

Por isso é importante que o escritório mantenha um registro de tudo o que foi entregue, quando foi entregue e quem foi o profissional responsável por executar uma atividade. Muitos escritórios mantêm esses registros ainda em planilhas manuais de Excel, mas já existem no mercado diversas ferramentas digitais que automatizam e tornam esse controle muito mais seguro e intuitivo, tanto para o escritório quanto para os colaboradores.

Defina indicadores de desempenho

Os KPIs, ou indicadores de desempenho, são essenciais para melhorar a produtividade do seu escritório de contabilidade e identificar gargalos na equipe. Existem várias formas de medir o desempenho de colaboradores dentro de uma contabilidade, como por exemplo a quantidade de atividades executadas e/ou concluídas, o tempo médio de execução de cada atividade, o índice de produtividade com base nas horas trabalhadas no dia, entre outras possibilidades.

Na era digital em que vivemos, basicamente tudo é mensurável, e podemos dizer que com o mercado cada vez mais competitivo, isso se torna cada vez mais importante. Medir o desempenho da sua equipe ajuda não apenas na definição de metas inteligentes, mas também auxilia na tomada de decisões estratégicas da própria contabilidade.

Mantenha o local de trabalho organizado

A rotina de um escritório contábil envolve diversas tarefas, e pode se tornar difícil manter o ambiente de trabalho organizado. Porém, esse é um cuidado essencial para o bem-estar, conforto e, consequentemente, a produtividade.

Como ainda trabalhamos em parte com alguns materiais físicos, é comum acumularmos papéis e objetos que as vezes acabam não sendo mais usados, e ficam ocupando espaços e dificultando a organização do ambiente. Para que isso não ocorra, é importante criar o hábito de se desfazer daquilo que não é mais útil.

De tempos em tempos, faça uma análise dos documentos que mantém sobre a mesa e verifique itens que podem ser arquivados definitivamente ou descartados. Deixando à vista somente aquilo que for essencial para o trabalho, assim ficará muito mais fácil manter tudo organizado e limpo.

Elimine distrações

As pessoas acabam priorizando atividades menos importantes quando estão distraídas. Eliminando as distrações, é possível fazer bom uso do tempo e aumentar a produtividade.

E-mails, telefonemas, redes sociais, conversas com colegas… são várias as distrações que podem reduzir a sua produtividade. A principal delas, sem dúvidas, está relacionada à enxurrada de notificações que recebemos diariamente em nossos smartphones.

São raras as pessoas que hoje em dia não tem conta em pelo menos uma rede social, seja ela Facebook, Instagram, Linkedin ou Twitter. Por isso, o ideal é deixar o celular de lado e evitar o impulso de ficar chegando as notificações a cada minuto, e com isso perder preciosas horas do seu dia que poderiam ser investidas em produtividade.

Invista em ferramentas de automação de processos

Uma contabilidade é responsável por diversos dados informações de uma empresa. Além disso, podemos afirmar que o processo contábil é repleto de atividades repetitivas e que, em muitos casos, podem ser automatizadas com o auxílio de ferramentas tecnológicas.

Com a automação dos processos contábeis você é capaz de ganhar agilidade, economizar tempo e dinheiro e ainda aumentar a segurança das informações dentro do escritório. Isso ocorre porque com a ajuda da tecnologia você não só automatiza atividades como também permite com que as informações fiquem armazenadas em um sistema seguro, que bloqueia o acesso de pessoas não autorizadas. Além disso, algumas plataformas oferecem ainda ferramentas de criptografia que aumentam ainda mais a segurança das informações armazenadas.

Se tornar mais produtivo não é uma escolha, mas sim uma necessidade no mercado competitivo em que vivemos. É claro que não há uma receita pronta que sirva para todos os tipos de profissionais, mais o principal e mais importante é começar a melhorar aos poucos, afinal, a mudanças não correm do dia para a noite.

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