A área contábil passou por uma profunda revolução nos últimos anos, e essas mudanças tendem a se acentuar ainda mais com a globalização e a evolução tecnológica. Além disso, os profissionais contábeis, que eram vistos como meros burocratas necessários para entregar as obrigações legais, hoje são considerados grandes parceiros estratégicos das empresas que veem na contabilidade um importante gerador de informações úteis para a tomada de decisões.

Esse novo papel da contabilidade fez com que os profissionais contábeis ganhassem ainda mais destaque e importância no cenário corporativo, se tornando responsáveis pelo fornecimentos de informações essenciais para a correta tomada de decisão dos empresários. Entretanto, para que essa entrega seja ainda mais satisfatória, é preciso definir estratégias para otimizar a produtividade dos escritórios contábeis, afinal de contas, entregar mais com menos é um discurso presente em todos os ramos empresariais.

Sendo assim, trabalhar a produtividade dentro dos escritórios contábeis se tornou necessário para que o escritório se mantenha competitivo no mercado em que atua. Para que isso aconteça, vamos apresentar abaixo sete passos para aumentar a produtividade dentro do escritório contábil. Confira:

Valorize as primeiras horas do dia

Fazer o uso das primeiras horas do expediente é uma prática comum entre pessoas que são mais produtivas. Geralmente nas primeiras horas da manhã o fluxo de e-mails e telefonemas é menor, o que permite focar em atividades mais complexas e que demandem de maior atenção.

Por isso, é altamente recomendável que você utilize as primeiras horas do dia para aquelas tarefas que demandem mais tempo para serem executadas, e deixe para a tarde as tarefas mais “curtas” e que exigem um nível de concentração menor.

Atividades mais simples, como ler e responder e-mails devem ser deixadas para o fim do dia, pois exigem menos esforço e geralmente tem menos importância, tendo em vista que geralmente os assuntos mais importantes ou urgentes são discutidos com os clientes por telefone.

Estabeleça prioridades

Sim, eu sei, tudo na contabilidade é importante! Mesmo assim, sempre existem tarefas e atividades que têm prioridades sobre as demais. Por isso é importante poder gerenciar as suas atividades conforme o seu grau de urgência. Isso facilita a tomada de decisões na hora de escolher o que precisa ser feito primeiro.

O mais importante é analisar cada tarefa e entender o que é urgente, o que é prioritário e aquilo que, apesar de importante, pode ser feito mais tarde. Talvez, nesse momento seja interessante pedir o apoio de algum colega ou chefe para organizar a ordem das tarefas. Depois de definir essa ordem, inicie as demandas do dia!

Agende todas as atividades e defina responsáveis

O cronograma e os responsáveis são o principal meio de gestão de obrigações de um escritório contábil. É esse cronograma que estabelece o que deve ser entregue, em que data do mês, e qual o responsável por entregar cada obrigação. O principal objetivo dessa organização é assegurar que as obrigações serão entregues no prazo e evitar o atraso e, consequentemente, a sanção de uma multa para o escritório.

Por isso é importante que o escritório mantenha um registro de tudo o que foi entregue, quando foi entregue e quem foi o profissional responsável por executar uma atividade. Muitos escritório mantém esses registros ainda em planilhas manuais de Excel, mas já existem no mercado diversas ferramentas digitais que automatizam e tornam esse controle muito mais seguro e intuitivo, tanto para o escritório quanto para os colaboradores.

Defina indicadores de desempenho

Se tornar mais produtivo não é uma escolha, mas sim uma necessidade no mercado competitivo em que vivemos. É claro que não há uma receita pronta que sirva para todos os tipos de profissionais, mais o principal e mais importante é começar a melhorar aos poucos, afinal, as mudanças não correm do dia para a noite, certo?!

Pare de perder tempo com tarefas manuais

Não existe mais espaço no mercado para atividades manuais desnecessárias e é possível encontrar milhares de ferramentas para automatizar as atividades do seu escritório. Como por exemplo:

• Sistemas de integração e importação de nota fiscal;
• Automação de emails para clientes,;
• Plataformas para gerenciamento de equipe online onde todos podem se comunicar de qualquer lugar.

Quando você automatiza seu escritório sobra tempo para investir em outras atividades, como: captação de clientes ou aquele almoço no meio da semana com a família. 

Essas foram algumas dicas para melhorar a produtividade do seu escritório. A mudança precisa ser em todos e contínua para a construção de uma gestão mais alinhada. 

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