A Produtividade é fundamental para qualquer profissional, porém, muitos não conseguem cumprir a agenda diária. Falta tempo para tudo e o trabalho deixou de ser algo prazeroso, virando o principal motivo de estresse.

Mas será mesmo que são necessárias mais horas no nosso dia para finalizar os compromissos?! Com organização, é possível criar uma rotina mais leve e eficaz. Confira!

O que é produtividade?

Antes de organizar e aprimorar a sua rotina de trabalho, precisamos conceituar o que é a produtividade. Resumidamente, produtividade é a capacidade de fazer o máximo possível de tarefas em um tempo hábil e sem procrastinação.

Ou seja, está ligada à otimização e consiste em um equilíbrio entre a quantidade e a qualidade de trabalho desenvolvido e os recursos gastos para isso. Geralmente o recurso analisado para definir a produtividade é o tempo. 

Se você quer ser produtivo, é preciso organizar suas responsabilidades e ter disciplina para seguir o que foi planejado. Além disso, você precisa entender como montar uma rotina de trabalho produtiva se está buscando por melhores resultados. Assim, será muito mais fácil definir quais atividades possuem prioridades e melhorar a sua gestão de tempo. 

Agora que você já entendeu o que é produtividade, que tal entender a importância de ter uma rotina organizada e otimizada?!

Qual a importância da rotina de trabalho?

O conceito de rotina está ligado a uma sequência de procedimentos, costumes habituais e à forma como são realizados. As atividades profissionais executadas diariamente envolvem a noção de rotina de trabalho. Porém, ela não se trata somente das obrigações que devem ser cumpridas, mas também da forma como serão feitas. 

Quando há uma organização da rotina de trabalho, não ocorre o acúmulo de tarefas, atrasos ou contratempos para a realização das atividades, portanto, organizar essa rotina deve ser algo considerado como essencial para o alcance dos objetivos profissionais. 

Veja a seguir como criar uma rotina contábil mais produtiva!

Otimizando a produtividade no seu escritório contábil

O ambiente de um escritório contábil envolve um conjunto de informações e números constantemente, sendo assim, se prender a rotinas contábeis e não saber como controlá-las é frequentemente visto em escritórios.

Sejam em escritórios grandes, médios ou pequenos, cada cliente possui uma exigência e um trabalho diferente. Se não houver uma rotina minimamente organizada, informações importantes, podem se perder.

Sabendo que essa é uma grande dificuldade, listamos cinco passos para que você possa otimizar a rotina do seu escritório.

5 Passos para Construir um Rotina Otimizada no Seu Escritório Contábil

Com métodos que ajudam na organização, distribuição e gestão das atividades junto a equipe, e técnicas para melhor aproveitamento do tempo, a rotina passa a ser padronizada e a produtividade aumenta.

1. Calendário de tarefas:

Ao invés de anotar as tarefas no caderno ou em post-it, utilizar um calendário digital permite que você consiga ter controle do que precisa fazer e o tempo que sua equipe leva para executar em cada atividade;

2. Determinar os prazos e prioridades:

Para que tudo saia dentro do previsto e que tenha o controle das rotinas contábeis, o ideal é fazer uma lista de todas as ações e classificá-las como: urgentes, importantes e não urgentes. A estratégia nesse caso é delegar o que é operacional e se concentrar nas que precisam de criatividade;

3. Mapear os processos:

Através do mapeamento dos processos é possível  identificar as tarefas das rotinas contábeis de uma empresa que não estão fazendo sentido com o negócio, tornando muito mais fácil conseguir propor o que deve ser feito ou não pela equipe responsável;

4. Separar os departamentos: 

Definir os departamentos é fundamental para que o colaborador entenda perfeitamente as suas atribuições e quais são as responsabilidades de cada setor.  Além disso, fica muito mais fácil mensurar o desempenho e produtividade de cada colaborador.

5. Utilizar a tecnologia a seu favor:

Ter ferramentas de gestão facilita a organização diária e faz com que a produtividade da empresa aumente. Por isso, se você ainda faz esse gerenciamento através de papéis e documentações, saiba que os tempos mudaram e tarefas que acontecem online trazem muito mais resultados.

Como melhorar a gestão de tempo e produtividade na rotina do contador?

São vários métodos diferentes que podem ser aplicados para aumentar a produtividade contábil, mas é importante que você mantenha a mente aberta para pesquisar e investir em novas tendências no mercado, pois sempre há novas tecnologias que podem beneficiar seu escritório.

É comum os profissionais de contabilidade enfrentarem um cenário de excesso de processos manuais, pela característica natural de suas atividades e por desconhecer ferramentas e sistemas disponíveis para sistematizar e agilizar os processos. Por exemplo, o escritório pode utilizar sistemas de gerenciamento de documentos para envio e recebimento de arquivos.

Utilize sistemas de gestão contábil que atendam à demanda dos serviços realizados no seu trabalho, com estes sistemas, você poderá organizar a rotina de seus contadores com eficiência e simplificar o seu dia a dia.

Automatize os processos manuais do seu escritório de contabilidade!

Espero que tenha gostado deste conteúdo. Aproveite e compartilhe com os seus colegas para que eles possam também conhecer técnicas de aperfeiçoamento na gestão dos seus escritórios.