Para que seu escritório expanda com qualidade e de forma organizada, é importante definir critérios que te ajudem a gerir o seu negócio, e o primeiro passo para isso é implantar um sistema de gestão contábil.

Esse sistema de gestão tem como principais objetivos: organizar as informações do escritório, otimizar a rotina dos colaboradores e melhorar o gerenciamento do seu negócio. Afinal, quando se tem uma boa ferramenta, nada passa despercebido. 

Entretanto, para que tudo ocorra da melhor forma possível, é necessário estar atento e tomar alguns cuidados, caso contrário, você não conseguirá usufruir adequadamente dos benefícios que a implantação do sistema de gestão poderá trazer ao seu escritório. 

separamos um guia que você deverá seguir na hora de implantar um sistema de gestão e também, o que deve evitar para não ter problemas durante esse processo.  

O que exatamente é um sistema de gestão contábil?

Pode ser que você tenha chegado a este conteúdo sem saber exatamente o que é um sistema de gestão. Por isso, vamos te explicar rapidinho.

Um sistema de gestão, que também pode ser chamado de software de gestão, é uma solução digital para padronizar e organizar a rotina do seu escritório, de forma a torná-la mais produtiva e efetiva. 

Existem vários sistemas disponíveis no mercado para você escolher o que melhor se adapta as necessidades da sua contabilidade.

Por tanto, vamos começar por, como proceder na hora de implantar um sistema de gestão?!

Passo a passo para ter sucesso na implantação de um sistema contábil

Separamos algumas dicas para te ajudar, antes mesmo da implantação, que podem ser seguidas para se ter sucesso e usufruir ao máximo da ferramenta escolhida. Apesar de não existir uma fórmula mágica.

Priorizar o que atende suas necessidades:

Existem diversos sistemas que atendem necessidades diferentes, são elas:

• Em nuvem: Oferecido por meio de um serviço de assinatura em que os dados ficam armazenados no servidor do fornecedor e são acessados pela web. 
• Por nicho: São aqueles desenvolvidos exclusivamente para atender a uma necessidade específica de mercado, para ramos de negócios com características muito específicas.
• De baixa complexidade: São sistemas menos sofisticados, com poucas funcionalidades e, por isso, de fácil acesso e exigem pouco nível de conhecimento. Porém, em longo prazo, necessitam ser substituídos por algum que tenha mais recursos gerenciais. 

Como a Digiliza por exemplo, que além de ser um sistema em nuvem e de baixa complexidade, foi desenvolvido para atender exclusivamente as necessidades do empresário contábil. 

Reavaliar seus processos:

• Meus processos estão organizados e atualizados? 
• O que eu posso automatizar? 
• Em quais processos minha equipe gasta mais tempo? 
• O que posso desburocratizar em meu escritório? 

Questionar-se trará insights importantes que o ajudaram a redesenhar, agora de modo assertivo, esses processos.

Envolver sua equipe

Implantar um sistema de gestão envolve mudar toda a rotina de trabalho do seu escritório. Por isso, é importante que a equipe entenda o que está acontecendo e por que essa decisão foi tomada.

Os gestores possuem grande desempenho nessa etapa, pois deverão manter uma comunicação aberta e transparente com todos os departamentos, explicando de forma clara e objetiva de como ocorrerão essas mudanças e qual será a influência delas no cotidiano.

Acompanhar os treinamentos

É fundamental que todos os colaboradores tenham conhecimento profundo das funções, operações e capacidade da ferramenta escolhida. Pois, caso não haja essa instrução pode existir medo, insegurança e até resistência aos novos procedimentos. 

Portanto, é de extrema importância que o fornecedor da ferramenta escolhida ofereça a sua equipe um treinamento completo ao implantar um sistema de gestão.

Na Digiliza, como nossa plataforma possui diferentes níveis de acesso, nosso treinamento é focado em cada nível, sem deixar passar nenhuma informação. 

Personalizar a plataforma

Sabemos que implantar um sistema de gestão não resolve todos os problemas do seu escritório, por mais que a ferramenta venha com diversas funcionalidades, mas é possível fazer adaptações junto ao seu fornecedor deixando a plataforma do jeito que você precisa para que possa usufruir o máximo possível de todas as funcionalidades.

É indispensável que, o suporte da plataforma seja ativo e esteja disposto a te ajudar com as soluções dentro da ferramenta.

Respeitar o cronograma do fornecedor

O período para implantação de um sistema de gestão, pode variar de acordo com o fornecedor, serviços escolhidos, número de departamentos, tarefas, entre outras questões. 

Seu fornecedor desenvolverá um cronograma para realizarem juntos a implantação da plataforma e você deve dar o seu melhor para seguir as instruções.

Sabemos que a rotina do escritório contábil é corrida e inúmeras situações podem mudar todo o seu planejamento. Mas comprometer-se ao acompanhamento do cronograma elaborado pelo fornecedor trará benefícios e a implantação será concluída no tempo certo.

Portanto, não tente burlar esse cronograma, pois prejudicará todo o esforço e dedicação que você investiu ao optar pela implantação do sistema de gestão. 

Aqui na Digiliza, você fica ciente de todas as etapas da implantação e pode ajustar sua rotina para não perder nenhuma etapa desse processo tão importante.

Monitorar os meses seguintes

A solução ideal seria aquela que, após implantar o sistema de gestão, todos os problemas fossem resolvidos, mas sabemos que não é bem assim que funciona.

É importante acompanhar os meses seguintes da implantação e ficar atento, em conjunto com o seu fornecedor, no desempenho da ferramenta. 

Para isso você pode utilizar os KPIs na contabilidade.

E você não precisa fazer isso sozinho, após a implantação da plataforma Digiliza, por exemplo, o escritório continua sendo acompanhado pela equipe de monitoramento.

A equipe de Sucesso do Cliente, além de ajudar a engajar os usuários do seu escritório, fazem o monitoramento do uso da plataforma e te acompanham durante toda a jornada com a Digiliza, você nunca ficará sozinho e terá sempre o ao seu alcance.

Play na implantação do sistema de gestão contábil

As chamadas plataformas de gestão de projetos são ferramentas que permitem o gerenciamento das atividades de pequenas, médias e grandes empresas, sendo possível que até mesmo trabalhadores autônomos as utilizem para facilitar sua organização, já que algumas servem inclusive para a administração de finanças. 

E aí se sente preparado agora? Esperamos que esse artigo tenha ajudado no processo de escolha e a implantar um sistema de gestão em seu escritório com sucesso.

Ressaltamos que o êxito nesse processo dependerá diretamente do comprometimento do seu fornecedor, de sua equipe e de todos que estiverem participando desse projeto. 

Com todos engajados e seguindo as dicas de boas práticas deste artigo, a implantação no seu escritório será muito bem-sucedida!

Confira como nossa plataforma funciona!